نصائح لتوفير الوقت والجهد للتعامل مع بريدك الإلكتروني

هذه روابط خارجية وستفتح في نافذة جديدة\nلن تستعيد السيطرة على بريدك الإلكتروني ما لم تعالج مشكلة تدفق رسائل البريد الإلكتروني من جذورها، ولن يكفي إيجاد حلول مؤقتة للمشكلات التي تطرأ بين الحين والأخر.\nلا يستطيع معظم الناس الاستغناء عن البريد الإلكتروني، وتشير بعض التقديرات إلى أننا ننفق نحو خمس ساعات ونصف في مطالعة رسائل البريد الإلكتروني يوميا أثناء أيام العمل.\nولم تنخفض معدلات استخدام البريد الإلكتروني رغم الإقبال الكبير على مواقع التواصل الاجتماعي في السنوات الأخيرة. إذ أوضحت استطلاعات الرأي أن عدد رسائل البريد الإلكتروني التي يرسلها الناس يوميا سيصل إلى 246 مليار رسالة في عام 2019، في ما كان العدد 205 مليار رسالة عام 2015.\nوتشير الأدلة إلى أن الشباب في الوقت الراهن لا يزال يفضل استخدام البريد الإلكتروني رغم كثرة وسائل التواصل التي ظهرت منذ اختراع البريد الإلكتروني.\nقد يظن البعض أن السبب وراء هذا التعلق الزائد عن الحد بالبريد الإلكتروني هو طول ساعات العمل وكثرة المهام المسندة إلينا، وقد يكون ذلك صحيحا، ولكن ثمة أسباباً أخرى تفسر ارتفاع معدلات استخدام البريد الإلكتروني، منها إهدار الوقت في مطالعة العدد الهائل من رسائل البريد الإلكتروني التي تفوق قدرتنا على متابعتها، وكذلك ارتفاع معدلات الإدمان الرقمي.\nولم يعد استخدام البريد الإلكتروني يقتصر على أجهزة الكمبيوتر المكتبية والكمبيوتر المحمول، إذ أصبح بإمكان معظم الناس الآن الاطلاع على البريد الإلكتروني عبر الهواتف الذكية وأجهزة الكمبيوتر اللوحي، وقد نقرأها في الغالب ونحن مستلقين على الفراش.\nويفضل البعض الرد على رسائل البريد الإلكتروني فور ورودها، وهذا يتطلب متابعة البريد الإلكتروني باستمرار لإفراغه من الرسائل، رغم أننا نعلم أنه سيملتئ بها على الفور. ولكننا لن نستعيد السيطرة على البريد الإلكتروني ما لم نعالج مشكلة تدفق الرسائل من جذورها، ولن يكفي التعامل مع أعراضها التي تظهر بين الحين والآخر.\nوسنعرض فيما يلي عشر طرق لوضع حد لسيل الرسائل التي تتدفق عبر البريد الإلكتروني\nلم يصمم البريد الإلكتروني للمحادثات الفورية، فقد تهدر وقتك بالبحث عبر سلسلة طويلة من المحادثات التي يمتلئ بها صندوق البريد الإلكتروني. ويفضل أن تستخدم الطرق البديلة الأنسب للدردشة. والطريقة المثلى لتسوية الخلافات والمشكلات، هي التحدث إلى الشخص وجها لوجه أو عبر الهاتف.\nتعرف مشكلة الإلحاح على المرسل إليه للرد على الرسالة باسم "الرسائل المكررة"، فقد يتلقى الشخص رسالة نصية مفادها: "أريد فقط التأكد من أنك تلقيت الرسالة التي أرسلتها عبر البريد الإلكتروني"، أو قد يتصل المرسل عبر الهاتف بالمرسل إليه ليقول له: "لقد أرسلت للتو رسالة عبر البريد الإلكتروني".\nلا يثق الكثيرون حتى الآن في القرارات التي تتخذ عبر وسائل الاتصال الإلكتروني، مثل الرسائل النصية والبريد الإلكتروني، ويرون أنها قرارات لا يعتد بها، ومن ثم يدخل الطرفان في دوامة من الرسائل المكررة، إذ يتبادلان رسائل نصية لتأكيد ما ورد في الرسائل الواردة عبر وسائل التواصل الاجتماعي، أو رسائل بالبريد الإلكتروني لتأكيد ما ورد في الرسائل النصية، أو مكالمات هاتفية لتأكيد ما ورد في رسائل البريد الإلكتروني، أو اجتماعات وجها لوجه لتأكيد ما اتفقا عليه في المكالمات الهاتفية.\nولا شك أن تبادل الرسائل المكررة هدر للوقت، وقد يثير الخلط والالتباس. فالبريد الإلكتروني ليس المكان المثالي للاتفاق على القرارات الرسمية، إذ لا يزال الكثيرون يرون أن غرفة الاجتماعات التي يلتقي فيها الناس وجها لوجه للتحدث والتشاور هي المكان الأفضل لاتخاذ القرارات الحاسمة.\nالبريد الإلكتروني المليء بالرسائل يشبه الحديقة المغطاة بالأعشاب البرية، فإذا أنفقت بعض الوقت بانتظام في حذف الرسائل غير المرغوب فيها، ستجني مزايا كبيرة على المدى الطويل.\nوللتخلص من هذه الرسائل يمكنك اتباع طريقة بسيطة وفعالة، وهي أن تكتب في خانة البحث بالبريد الإلكتروني كلمة "إلغاء الاشتراك"، وبهذا ستحذف عددا هائلا من النشرات الدورية لمواقع قد لا تتذكر متى اشتركت فيها.\nوقد لا تمنع اللائحة العامة لحماية البيانات بالاتحاد الأوروبي- التي دخلت حيز التنفيذ مؤخرا- وصول الرسائل غير المرغوبة إلى بريدك الإلكتروني. وربما يجدر بك أن تفتح كل رسالة وتلغي الإشتراك من الموقع. ربما تبدو هذه الخطوة شاقة بعض الشيء، ولكنها ستريحك على المدى الطويل.\nتحسنت في السنوات الأخيرة خدمة رصد الرسائل غير المرغوب فيها أو المزعجة تلقائيا، ورغم ذلك قد تتسلل بعض الرسائل المشبوهة وسط الرسائل المرسلة من مصادر موثوق فيها.\nوثمة طريقة سهلة أخرى للتخلص من الرسائل المزعجة، فبإمكانك تحسين أداء هذه الخاصية في البريد الإلكتروني إذا خصصت بعض الوقت لوضع هذه الرسائل المشبوهة في مجلد الرسائل غير المرغوب فيها، والبحث في المجلد عن أي رسائل من مصادر موثوق فيها وضعت في هذا الملف دون داع ونقلها منه.\nهذه الخطوة تتطلب منك أن تتحلى ببعض الجرأة، وشيء من اللباقة. فقد يفاقم تلقي الرسائل من الأشخاص المقربين منك من مشكلة إهدار الوقت والمجهود في الرد على الرسائل.\nفكن مستعدا لتطلب من الآخرين بأسلوب مهذب أن يتوقفوا عن استخدام البريد الإلكتروني لإرسال رسائل يمكن نقلها شفهيا في أحد اللقاءات أو عبر الهاتف أو إرسالها كرسالة نصية.\nلا ترسل رسائل معقدة وصعبة الفهم عبر البريد الإلكتروني. فإذا ذكرت في رسالتك خمسة طلبات، لن يرد المرسل إليه في الغالب ردا ملائما إلا على الطلب الأخير من قائمة الطلبات. وهذا يعني تبادل المزيد من الرسائل للاستفسار عن الطلبات الأربعة الأخرى.\nلا تترك أي استفسار أو طلب مذكور في رسالة البريد الإلكتروني دون رد، لئلا تتلقي المزيد من الرسائل للاستفسار عن البنود التي لم ترد عليها.\nثبت بالأدلة أنه كلما انخفض عدد المرات التي نطالع فيها رسائل البريد الإلكتروني ونرد عليها يوميا، زادت إنتاجيتنا، وانخفض عدد الضغوط النفسية التي نتعرض لها.\nفليس من المعقول أن نكون على اتصال دائم بالآخرين لحظة بلحظة. وحتى إن احتجت لذلك، فلن يكون البريد الإلكتروني هو الخيار الأمثل للتواصل مع الآخرين، بل يفضل في هذه الحالة أن تستخدم أي شكل من أشكال الرسائل الفورية.\nقد تظن أن كتابة الطلب مرتين هو مجرد إهدار للمجهود. ولكن الحال ليس كذلك في البريد الإلكتروني. إذ يفضل في رسائل البريد الإلكتروني أن تكتب في خانة الموضوع ملخص موجز للطلب الذي كتبت الرسالة من أجله، على ألا يتعدى 15 كلمة، ثم اختم رسالتك بنفس الجملة، لأن التكرار والوضوح سيزيد من احتمالات تلقي ردود مناسبة وكاملة، وكذلك إجابات وافية على طلباتك.\nيتزايد عدد الأشخاص والمؤسسات الذين قرروا التخلي تماما عن البريد الإلكتروني وآثروا استخدام وسائل أخرى للتواصل، رغم أن تبعات الاستغناء عن البريد الإلكتروني في التواصل على المدى الطويل لم تتضح بعد.\nغير أن التوقف عن استخدام البريد الإلكتروني قد يزيد من انتاجيتك ويجنبك الضغوط النفسية، فضلا عن أن وسائل التواصل الأخرى أكثر سلاسة من البريد الإلكتروني، فلم لا تجرب الاستغناء عن البريد الإلكتروني ولو لأسبوع واحد.\nحاول تطبيق بعض هذا النصائح أو كلها، فإن الأشياء التي اعتدنا عليها في حياتنا وقد نظن أننا لن نستطيع الاستغناء عنها هي التي تسبب لنا أحيانا مشكلات جسيمة.\nهذه المقالة نُشرت من قبل على موقع "ذا كونفرسيشن"، ويعاد نشرها بموجب رخصة المشاع الإبداعي. والناشر هو بول ليفي، كبير الباحثين في مجال إدارة الإبداع بجامعة برايتون.\nيمكنك قراءة الموضوع الأصلي على موقع BBC Capital\nيمكنكم استلام إشعارات بأهم الموضوعات بعد تحميل أحدث نسخة من تطبيق بي بي سي عربي على هاتفكم المحمول.