كيف يمكنني تنظيم وقتي خلال اليوم لزيادة إنتاجيتي في العمل؟

قد يعتقد البعض أن الموظف المثالي هو من يعمل ثماني ساعات باليوم بشكل مستمر وبدون أي استراحة، بينما في الحقيقة أن أحد أهم أسرار النجاح والتميز لأي موظف هو تنظيم وقته واستغلاله بالشكل الصحيح، حيث ينعكس حُسن التخطيط والتنظيم ايجاباً على إنتاجية الموظف ويعمل على رفعها. في ضوء ذلك، تتساءل زين خاطر عبر تخصصات بيت.كوم الإجتماعية قائلة: "كيف يمكنني تنظيم وقتي خلال اليوم لزيادة إنتاجيتي في العمل؟" ردا على هذا السؤال، يرى خبراء بيت.كوم أن اتباع النصائح والإرشادات التالية يومياً سوف يساعدك على تنظيم وقتك بشكل أفضل ويُساهم في رفع مستوى إنتاجيتك:

 

وضع لائحة لمهام اليوم قبل البدء

قبل المُباشرة في عملك، يجب عليك وضع لائحة تتضمن جميع المهام والعمل الذي يجب أن تقوم به خلال يومك والمدة التي تقتضيها كل مهمة، حيث سيُساعدك التخطيط المُسبق ليومك في ترتيب وقتك بشكل أفضل.  إحرص على وضع هذه اللائحة باكراً وعدم وضع مهام كثيرة، حيث سيُشعرك طول اللائحة بالضغط النفسي، حتى لو كانت المهام بسيطة ولا تتطلب منك جهد كبير. يمكن استخدام تطبيقات او برامج لمساعدتك على ترتيب وقتك، مثل: Evernote.

 

ترتيب أولوياتك

في نفس لائحة المهام التي سوف تقوم بوضعها، قم بوضع الأمور المهمة والمُستعجلة  أولاً وذلك  لعدة أسباب، حيث من جهة سيشعرك الإنتهاء من مهام حساسة ومُستعجلة بالإنجاز والراحة، ومن جهة أخرى، فإنك عند البدء في العمل تكون بكامل نشاطك وطاقتك، مما سيُمكنك من إنجاز المهام الصعبة بسهولة وبكامل نشاطك وطاقتك.

 

تخصيص وقت للراحة

عند الإنتهاء من كل مهمة على لائحتك، يجب عليك أخذ قسط بسيط من الراحة التي لا تتعدى 5-10 دقائق، الأمر الذي سيساعدك على تجديد نشاطك وحيويتك، وسيُساهم في إرجاع تركيزك وشحنِه مرة أخرى لتستطيع البدء بالمهمة التالية بحيوية ونشاط أكثر. احرص تغيير الغرفة التي تعمل بها والقيام عن مكتبك للمساعدة على تجديد نشاطك.

 

الإبتعاد عن مصادر الإلهاء

تعد مواقع التواصل الإجتماعي والهاتف النقال إحدى أهم أسباب إضاعة الوقت، لذلك، يجب على الموظف الذي يبحث عن استغلال وقته بشكل صحيح الحرص على الإبتعاد عن جميع مصادر الإلهاء هذه. قم بتخصيص وقت مُعين ولا يتجاوز الـ 15 دقيقة يومياً لتصفُح مواقع التواصل الإجتماعي، واحرص على إبقاء هاتفك على الوضع الصامت أثناء العمل لكي لا يُشكِل مصدر إلهاء لك خلال عملك ولا يشتت أفكارك.

 

وضع مواعيد نهائية منطقية

عند قيامك بتقدير الوقت اللازم لإنجاز مهامك، احرص على تقييم الوقت الذي سوف تستغرقه كل مهمة بشكل دقيق، ووضع مواعيد نهائية منطقية تُناسب كل مهمة. ابتعد عن وضع مواعيد نهائية قريبة وغير منطقية لمهامَك، الأمر الذي سُيؤدي إلى وضعك تحت ضغط وإعطائك شعور بعدم الإنجاز، بينما بالحقيقة سوء تقديرك للوقت هو السبب الوحيد لهذا الشعور.

 

عدم العمل على أكثر من مهمة في الوقت نفسه

لمساعدتك على إنجاز مهامك بشكل أسرع وأكثر حرفية، احرص على عدم العمل على أكثر من مهمة في الوقت ذاته، حيث سيُؤدي ذلك إلى تشتيت انتباهك وإهدار طاقاتك في غير موضعها، ولن يساعدك على إنجاز أي من المهام الموكُولة إليك بشكل كامل ولا بالشكل المطلوب، وقد تكون هذه المهام غير دقيقة وتحتاج إلى تعديل، مما سيُضيع المزيد من وقتك.

 

الإستيقاظ باكراً

كلما بدأت يومك باكراً، كلما كان أفضل لك، ليس فقط من الناحية الجسدية بل النفسية أيضاً، حيث إن الإستيقاظ باكراً يتيح لك الوصول إلى عملك باكراً، وبالتالي إنجاز مهام أكثر خلال النهار وإتمام جميع أعمالك بإنتاجية وإتقان أكبر، الأمر الذي سيترك لك باقي النهار لتلتفت إلى أمورك الشخصية.

 

ما هو رأيك أنت  بهذا الموضوع؟ شارك في الحوار على تخصصات بيت.كوم، منصة متميزة تتيح للمهنيين الفرصة للتألق والتعبير عن أفكارهم القيادية، وإثبات كفاءاتهم والتميّز عن الآخرين!